Fortrolighedspolitik for rekruttering ved hjælp af Teamtailor
Tjenesten til håndtering af rekrutteringer og forenkling af ansættelsesprocessen ("tjenesten") drives af Teamtailor på vegne af Visma Acubiz A/S ("dataansvarlige" "vi" "os" osv.). Det er vigtigt, at de personer, der benytter tjenesten (”brugere”), føler sig trygge ved og informeres om, hvordan vi håndterer brugerens personoplysninger under rekrutteringsprocessen. Vi bestræber os på at opretholde den højest mulige standard for beskyttelse af personlige data. Vi behandler, administrerer, bruger og beskytter brugerens personlige data i overensstemmelse med denne fortrolighedspolitik ("Fortrolighedspolitik").
1. Generelt
Vi er den dataansvarlige i henhold til gældende lovgivning om beskyttelse af personlige oplysninger. Brugernes personoplysninger behandles med det formål at administrere og lette rekrutteringen af medarbejdere til vores virksomhed.
2. Indsamling af personoplysninger
Vi er ansvarlige for behandlingen af de personoplysninger, som brugerne bidrager med til tjenesten, eller for de personoplysninger, som vi på anden vis indsamler i relation til tjenesten.
Hvornår og hvordan vi indsamler personoplysninger
Vi indsamler personoplysninger om brugere fra brugere, når brugere;
- foretager en ansøgning via tjenesten eller på anden måde, tilføjer personlige data om sig selv enten personligt eller ved hjælp af en kilde fra en tredjepart som fx LinkedIn; og
- bruger tjenesten til at oprette forbindelse til vores medarbejdere ved at tilføje personlige data om dem selv enten personligt eller ved hjælp af en kilde fra en tredjepart som fx LinkedIn.
- giver identificerbare data i chatten (leveret via det websted, der bruger tjenesten), og sådanne data er relevante for ansøgningsproceduren;
Vi indsamler data fra tredjeparter, såsom Linkedin. Dette kaldes "sourcing" og udføres manuelt af vores medarbejdere eller automatisk i tjenesten.
I nogle tilfælde kan eksisterende medarbejdere komme med anbefalinger om potentielle ansøgere. Disse medarbejdere vil tilføje personoplysninger om de potentielle ansøgere. I de tilfælde, hvor dette sker, betragtes den potentielle ansøger som en bruger i forbindelse med denne fortrolighedspolitik og vil blive informeret om behandlingen.
De typer af personoplysninger, der indsamles og behandles
De kategorier af personoplysninger, der kan indsamles gennem tjenesten, kan bruges til at identificere fysiske personer ud fra navne, e-mails, billeder og videoer, oplysninger fra LinkedIn-konti, svar på spørgsmål stillet gennem rekruttering, titler, uddannelse og andre oplysninger, som brugeren eller andre har givet gennem tjenesten. Kun data, der er relevante for rekrutteringsprocessen, indsamles og behandles.
Formål med og lovlighed af behandlingen
Formålet med indsamlingen og behandlingen af personoplysninger er at administrere rekrutteringen. Det er vores legitime interesse i at forenkle og lette rekrutteringen, der ligger til grund for den lovlige behandling af personoplysningerne.
Oplysninger, der behandles med henblik på aggregeret analyse eller markedsundersøgelser, anonymiseres altid. Sådanne oplysninger kan ikke bruges til at identificere en bestemt bruger. Sådanne data betragtes således ikke som personoplysninger.
Den registrerede persons samtykke
Brugeren giver sit samtykke til behandling af sine personoplysninger med henblik på den dataansvarliges rekruttering. Brugeren accepterer, at personoplysninger indsamles gennem tjenesten, når brugerne;
- foretager en ansøgning via tjenesten eller på anden måde, tilføjer personlige data om sig selv enten personligt eller ved hjælp af en kilde fra en tredjepart som fx LinkedIn; og
- når de bruger tjenesten til at oprette forbindelse til dataansvarliges rekrutteringsafdeling, tilføje personlige data om sig selv enten personligt eller ved hjælp af en kilder fra en tredje part som fx LinkedIn.
Brugeren giver også samtykke til, at den dataansvarlige indsamler offentligt tilgængelige oplysninger om brugeren og sammensætter dem til brug i rekrutteringsøjemed.
Brugeren giver sit samtykke til, at de personoplysninger, der indsamles i henhold til ovenstående a) og b), vil blive behandlet i henhold til nedenstående afsnit om lagring og overførsel, og hvor længe personoplysningerne vil blive behandlet.
Brugeren har ret til at trække sit samtykke tilbage til enhver tid ved at kontakte dataansvarlige ved hjælp af kontaktoplysningerne, der er anført under 9. Brugen af denne ret kan dog betyde, at brugeren ikke kan ansøge om et bestemt job eller på anden måde bruge tjenesten.
Opbevaring og overførsler
De personoplysninger, der indsamles via tjenesten, opbevares og behandles inden for EU/EØS, eller et tredjeland, der af Europa-Kommissionen anses for at have et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, eller behandles af leverandører, som har indgået bindende aftaler, der fuldt ud overholder lovligheden af tredjelandsoverførsler (som Standard Contractual Clauses) eller til andre leverancer, hvor der er truffet passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte de registreredes rettigheder, hvis oplysninger overføres.
Hvor længe personoplysningerne vil blive behandlet
Hvis en bruger ikke skriftligt gør indsigelse mod behandlingen af vedkommendes personoplysninger, vil personoplysningerne blive opbevaret og behandlet af os, så længe vi finder det nødvendigt i forhold til ovennævnte formål. Bemærk, at en ansøger (bruger) kan være interessant for fremtidig rekruttering, og til dette formål kan vi gemme brugerens personlige oplysninger, indtil vedkommende ikke længere har nogen værdi som potentiel rekruttering, dog maksimalt i 12 måneder efter afslutning af den konkrete rekruttering. Som bruger skal du aktivt tilkendegive, at du ønsker at få dine personoplysninger behandlet til dette formål (fremtidig rekruttering).
3. Brugernes rettigheder
Brugere har ret til at anmode om info om de personoplysninger, der behandles af os, ved at underrette os skriftligt ved hjælp af kontaktoplysningerne under afsnit 9 nedenfor. Brugerne har ret til en (1) kopi af de behandlede personoplysninger, som tilhører dem, uden beregning. For yderligere anmodede kopier har den dataansvarlige ret til at opkræve et passende gebyr på grundlag af de administrative omkostninger i forbindelse med en sådan anmodning.
Brugere har ret til, om nødvendigt, berigtigelse af unøjagtige personoplysninger om den pågældende bruger via en skriftlig anmodning ved hjælp af kontaktoplysningerne i afsnit 9 nedenfor.
Brugeren har ret til at kræve at få slettet eller begrænset behandlingen og ret til at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse under visse omstændigheder.
Brugeren har ret til at tilbagekalde ethvert samtykke til behandling, der er givet af brugeren til dataansvarlig. Anvendelse af denne rettighed kan dog betyde, at brugeren ikke kan søge et bestemt job eller på anden måde bruge tjenesten.
Brugeren har under visse omstændigheder ret til dataportabilitet, hvilket betyder ret til at få de personlige data og overføre disse til en anden dataansvarlig, så længe dette ikke påvirker andres rettigheder og friheder negativt.
Brugeren har ret til at indgive en klage til tilsynsmyndigheden vedrørende behandlingen af personoplysninger vedrørende ham eller hende, hvis brugeren mener, at behandlingen af personoplysninger er i strid med de retlige rammer for privatlivets fred.
4. Sikkerhed
Vi prioriterer den personlige integritet og arbejder derfor aktivt for, at brugernes personoplysninger behandles med den største omhu. Vi træffer de foranstaltninger, der med rimelighed kan forventes at sikre, at brugernes og andres personoplysninger behandles sikkert og i overensstemmelse med denne fortrolighedspolitik og GDPR-forordningen.
Overførsler af oplysninger over internettet og mobilnet kan dog aldrig finde sted uden risiko, så alle overførsler sker på egen risiko for den person, der overfører dataene. Det er vigtigt, at brugerne også tager ansvar for at sikre, at deres data beskyttes. Det er brugerens ansvar, at deres loginoplysninger holdes hemmelige.
5. Overførsel af personoplysninger til tredje part
Vi vil ikke sælge eller på anden måde overføre brugernes personlige data til tredje parter ud over som anført nedenfor.
Vi kan overføre brugernes personlige data til;
- vores kontrahenter og underkontrahenter, der fungerer som vores processorer og underkontrahenter i overensstemmelse med vores instruktioner, for levering af tjenesten;
- myndigheder eller juridiske rådgivere i tilfælde af mistanke om kriminel eller upassende adfærd, og
- myndigheder, juridiske rådgivere eller andre aktører, hvis det kræves af os i henhold til lov eller myndigheds påbud.
Vi overfører kun brugernes personlige data til tredje parter, som vi har tillid til. Vi vælger omhyggeligt partnere for at sikre, at brugerens personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende privatlivslovgivning. Vi samarbejder med følgende kategorier af behandlere af personoplysninger; Teamtailor, som leverer tjenesten, server- og hostingvirksomheder, e-mail-referencevirksomheder, videobehandlingsvirksomheder, informationssourcingvirksomheder, analysetjenestevirksomheder og andre virksomheder i forbindelse med leveringen af tjenesten.
6. Aggregerede data (ikke-identificerbare personoplysninger)
Vi kan dele aggregerede data til tredjeparter. De aggregerede data er i sådanne tilfælde blevet udarbejdet ud fra oplysninger, der er blevet indsamlet via tjenesten, og kan f.eks. bestå af statistikker over internettrafik eller den geografiske placering for brugen af tjenesten. De aggregerede data indeholder ingen oplysninger, der kan bruges til at identificere enkeltpersoner, og er derfor ikke personoplysninger.
7. Cookies
Når brugere benytter tjenesten, kan oplysninger om brugen gemmes som cookies. Cookies er passive tekstfiler, der gemmes i internetbrowseren på brugerens enhed, såsom computer, mobiltelefon eller tablet, når du benytter tjenesten. Vi bruger cookies til at forbedre brugerens anvendelse af tjenesten og til at indsamle oplysninger om f.eks. statistik om brugen af tjenesten. Dette gøres for at sikre, vedligeholde og forbedre tjenesten. De oplysninger, der indsamles via cookies, kan i nogle tilfælde være personoplysninger og er i sådanne tilfælde reguleret af vores Cookiepolitik.
Brugere kan til enhver tid deaktivere brugen af cookies ved at ændre de lokale indstillinger på deres enheder. Deaktivering af cookies kan påvirke oplevelsen af tjenesten, for eksempel deaktivering af nogle funktioner i tjenesten.
8. Ændringer
Vi har til enhver tid ret til at foretage ændringer eller tilføjelser til fortrolighedspolitikken. Den seneste version af fortrolighedspolitikken vil altid være tilgængelig via tjenesten. En ny version betragtes som kommunikeret til brugerne, når brugeren enten har modtaget en e-mail, der informerer brugeren om den nye version (ved hjælp af den e-mail, som brugeren har angivet i forbindelse med brugen af tjenesten), eller når brugeren på anden måde er informeret om den nye privatlivspolitik.
9. Kontakt
For spørgsmål, yderligere oplysninger om vores behandling af personoplysninger eller for kontakt med os i andre sager, bedes du benytte nedenstående kontaktoplysninger; Visma Acubiz A/S nina.hede@visma.com
